Referat fra VCM-bestyrelsesmøde 25/03-2019:
Deltagere:
• Bestyrelsen: Susanne Andersen, Lars Bach, Christian Hald, Sif Drachmann Thomsen, Peter Thorsø
• Suppleanter: Kristian Andersen, Mikkel Vest
• Afbud: Ingen
• Referent: Sif
Opfølgning fra sidste møde:
· Hjemmeside ”Medlemstilbud”: Susanne har spurgt webmaster om der kan findes et sted til tilbud fra leverandører. Susanne følger op.
25/3: Susanne laver info til hjemmesiden inden ibrugtagning.
19/2: Palle har lavet et udkast, som skal bearbejdes og godkendes af bestyrelsen.
• Tøj: Der skal være et nyt udbud efter 2019, hvor vores aftale med CRAFT udløber ved udgangen af 2019. Der blev besluttet at efterlyse et par personer til et nyt tøjudvalg inkl. det eksisterende, der skal varetage udbudsrunde mm. Anders tager den på generalforsamlingen.
25/3: Der er oprettet Facebook gruppe og de er ved at finde en dato ultimo april.
19/2: Der er nedsat et tøjudvalg på generalforsamlingen. Der indkaldes til møde i udvalget.
• Nyt tøj kommer i uge 16.
• På generalforsamling påtænkes det at nedsætte et ”Jubilæumsudvalg” til VCM´s 20-års jubilæum d. 19. Jan. 2020.
Udvalget: Dorthe Trine Pedersen, Birthe Jakobsen, Laila Bjerg, Hans Jakob Jensen, Thomas Egen Kristensen.
Hjemmeside:
- Diverse oplysninger på hjemmesiden skal opdateres
o Holdinddeling og hastigheder. Hastigheden følger retningslinjer som er aftalt på sidste kaptajnsmøde.
25/3: Det er blevet rettet.
o Bestyrelsen – vi er online.
Økonomi:
Der er pr. 24/3 223 medlemmer p.t. medlemstallet varierer pga. ud- og indmeldinger i forbindelse med kontingentbetaling.
· 10 mangler at betale kontingent. Susanne har sendt mail til dem. Bliver der ikke betalt inden 1/4, bliver de slettet.
· 18 medlemmer har meldt sig ud – fx pga. flytning. 20 nye medlemmer siden 1/1. I efteråret 4 nye medlemmer.
· 18 Hærvejsløbsmedlemmer (3 mdr. gratis prøvemedlemskab) – Peter laver opslag om disse på hjemmeside + Facebook.
· Medlemmerne opfordres til at komme med forslag til arrangementer eller andet til gavn for klubbens medlemmer.
• Reduceret pris på første trøje til nye medlemmer bibeholdes i 2019.
Økonomi
• Der er masser af penge på kontoen. Gavekort er lavet og sendt til alle hjælpere til Hærvejsløbet sidste år. Der er 1000 kr. til overs. Der købes gavekort 300 kr. til Peter Hesselbjerg som tak for flot arbejde med VCM ruter. Restbeløbet 700 kr. overføres til driften.
Klubhus
• Der er bevilliget 4.000 kr. til indkøb af gasgrill + gasflaske.
• Beføjelser ift. økonomi uden at spørge bestyrelsen? Bestyrelsen bliver enige om at bevillige 3000 kr. for indkøb af div. værktøj, service osv. Ikke til etablering/indretning af værksted – dvs. fx spartelmasse, pensler osv.
• Kommunen giver tilskud til maling og evt. gardiner i klubhuset.
Kaptajnsgruppen:
• Næste kaptajnsmøde 6. maj 2019 på UCN.
• Lars Bach er kontaktperson til Kaptajnsgruppen.
• Fokus på, om de enkelte medlemmer er på det rigtige hold. Det er kaptajnernes ansvar at sige det.
• Lars B. undersøger mulighed for kaptajnskurser i foråret.
• Intro tur første onsdag i hver måned. Mikkel og Peter er tovholdere.
Arrangementer:
• Harzen: Turen i 2019 er i Kr. Himmelfartsferien 29/5 – 2/6-19.
26/11 Harzen 2019 er udsolgt.
Kan vi lave en forhåndsreservation til 2020, når vi er der nede i maj? Susanne: Vi skal have evalueringer fra rytterne.
Anders sender besked ud om kørsel, logistik osv. senere.
DGI Hærvejsløbet 29/6
· Vi er udvalgt til at være hjælpere igen i år. Anders Thorup er koordinator
Tour de Opstart
· Desværre aflyst i år og penge er betalt retur. Bestyrelsen lægger hovederne i blød ift. at lave noget andet –Forslag modtages gerne.
Cykelløb:
Tilskud: halv pris max. 150,- kr. Til enkelte løb ydes der 100% tilskud (se nedenfor).
Har man selvstændigt tilmeldt sig et løb, hvor der er fællestilmelding, kan der ikke gives tilskud fra klubben.
• MTB Maraton (egentilmelding) - Susanne
• Saltum Klassikeren (egentilmelding) - Susanne
• Tornby MTB (fællestilmelding) - Kristian
• En forårsdag i Thy (fællestilmelding) - Susanne
• Grejsdalsløbet (fællestilmelding) - Susanne
• Nordjylland Rundt (100% tilskud) (fællestilmelding) - Lars
• Holdløb i Gistrup (100% tilskud) (fællestilmelding) - Lars
• Fjorden Rundt, Hobro (tilmelding undersøges) – Peter
• Tour de Femme 8/9-19 (fællestilmelding) – Sif
VCM står for en afdeling af MTB-O i efteråret 2019. Allan Bøgeskov og Thomas Egen er tovholdere.
Julefrokost: Lokale reserveret i Da Vinci parken til 15. November 2019. Joan Hald sørger for nedsættelse af nyt julefrokost udvalg.
Klubhus nyt:
Der blev på generalforsamlingen besluttet at leje klubhus på Sofiendalsvej som en forsøgsordning i 2019.
· Evt. indretning af værksted afventer mulighed for tilskud hos diverse fonde og aftale med kommunen, jfr. generalforsamlings beslutning.
· Der søges midler hos div. Fonde via Anders Thorup.
Diverse:
Forslag til den nye bestyrelse:
Christian skriver til Nordjyske vedr. profilering af VCM i artikelserien: ”Mig og min forening”
Ispenge: Der bevilges 75,- pr. medlem i 2019. Holdene kan vælge om de vil have pengene som forskud eller afregne efter bon’er ved sæsonafslutning. Susanne udsender mail til én kaptajn pr. hold.
Regelsættet for VCM trænger til en opdatering. Det vil blive gennemgået snarligt af bestyrelsen.
Peter sender det ud til bestyrelsen til gennemlæsning.
VCM ejendele: Mikkel udarbejder en liste over, hvad klubben ejer.
Næste møde:
21. maj 2019 kl 18.30.
Forplejning til bestyrelsesmøde:
Mikkel – fødselsdagsmenu ??