Referat fra VCM-bestyrelsesmøde 25/06-2019:

Deltagere:

• Bestyrelsen: Susanne Andersen, Lars Bach, Christian Hald, Peter Thorsø

• Suppleanter: Kristian Andersen, Mikkel Vest

• Afbud: Sif Drachmann Thomsen

• Referent: Christian

• Overdragelse fra Anders Thorup til Peter ordnes af Susanne i samarbejde med Anders Thorup og Peter.

§ 21/5: Eneste udestående er at der er papirer i banken der skal underskrives af alle i bestyrelsen

§ 21/6: Ikke nødvendigt alligevel. Punktet lukket

Opfølgning fra sidste møde:

Intet nyt

Hjemmeside/Facebook:

Palle Houtved (Webmaster) opretter Facebook side til markedsføring af VCM i offentligheden. Punktet lukket

Brugen af Facebook blev diskuteret. Der opfordres til, at der holdes en god og sober tone. Punktet lukket

Økonomi:

Der er pr. 25/6 225 medlemmer.

Økonomien er fortsat god.

• Medlemmerne opfordres til at komme med forslag til arrangementer eller andet til gavn for klubbens medlemmer

• Reduceret pris på første trøje til nye medlemmer bibeholdes i 2019.

• Is penge: Mangler tilbagemelding fra Hold 3 og hold 5, hvordan pengene skal udbetales.

Klubtøj:

Der er afholdt 2 møder i klubtøjs udvalget. Der er indhentet tilbud fra 8 forskellige leverandører, som er blevet sammenlignet på kvalitet og pris.

Udvalget vil snarest fremsende indstilling til bestyrelsen, om hvilken leverandør der anbefales. Det forventes at, der kan underskrives en ny aftale i august 2019.

Der indkøbes ikke yderligere tøj til lager før ny leverandør er valgt.

Christian stillede forslag om indkøb af Garmin radar til kaptajnsgruppen. Dette kan kan højne sikkerheden, da alle i gruppen har mulighed for at koble sig op under træning. Bestyrelsen har truffet beslutning om indkøb til alle aktive holdkaptajner (ca. 1300,- kr./stk.). Bestyrelsen indhenter tilbud og undersøger muligheden for at udbyde en radar til en god pris til øvrige medlemmer.

Kaptajnsgruppen:

• Næste kaptajnsmøde mandag d 26. august 2019 i klubhuset, Sofiendalsvej. Hold 3 arrangerer.

• Lars Bach er tovholder på at arrangere et nyt kursus for nye kaptajner. 25/6: Intet nyt. Lars B. følger op. En del nye kaptajns emner på hold 4.

• Mikkel er ny kontaktperson til Kaptajnsgruppen.

• Fokus på, om de enkelte medlemmer er på det rigtige hold. Det er kaptajnernes ansvar at sørge for det.

• Intro tur første onsdag i hver måned. Mikkel og Peter er tovholdere

• Der skal udarbejdes retningslinjer for hvad der forventes af en holdkaptajn i VCM. Mikkel er tovholder på denne opgave.

Arrangementer:

• Harzen:

Der skal udsendes et spørgeskema til evaluering. Mikkel udarbejder spørgeskema med kort svarfrist (1 uge).
Der skal forhåndsreserveres hotel for sæson 2020. Turen bliver i pinsen.

Bestyrelsen præciserer, at Harzen turen er en træningstur, hvor det forventes, at man forbereder sig inden og har sin cykel med !.

• DGI Hærvejsløbet 29/6

• VCM er udvalgt til at være hjælpere igen i år. Orienteringsmøde for hjælpere 27. maj 2019.

§ Der forventes et overskud på omkring kr. 25.000

§ 25/6: alle opgaver er fordelt

§ Peter sender mail til prøvemedlemmer vedr. evt. indmeldelse i klubben.

Cykelløb:

Tilskud: halv pris max. 150,- kr. Til enkelte løb ydes der 100% tilskud (se nedenfor).
Har man selvstændigt tilmeldt sig et løb, hvor der er fællestilmelding, kan der ikke gives tilskud fra klubben.

• Saltum Klassikeren (egentilmelding) - Susanne

• Tornby MTB (fællestilmelding) - Kristian

• Holdløb i Gistrup (100% tilskud) (fællestilmelding) - Lars

VCM står for en afdeling af MTB-O i efteråret 2019. Allan Bøgeskov og Thomas Egen er tovholdere.

Julefrokost: Lokale reserveret i Da Vinci parken til 15. November 2019. Joan Hald sørger for nedsættelse af nyt julefrokost udvalg.

20 års Jubilæum 2020: 16.maj 2020 er godkendt af bestyrelsen. Der bevilges yderligere kr. 10.000, så det samlede tilskud bliver ialt kr. 20.000

Vättern Rundt: Kim Mouritsen vil gerne arrangere en klubtur i 2020. Bestyrelsen har besluttet, at der ydes et tilskud på 250,- pr. person, hvis turen arrangeres i klubregi og kun for VCM medlemmer. Kim er tovholder på opgaven.

Klubhus nyt:

Der blev på generalforsamlingen besluttet at leje klubhus på Sofiendalsvej som en forsøgsordning i 2019.

Evt. midler fra fonde til etablering/indretning afventer. 21/5: Anders Thorup har ansøgt 2 fonde om penge til etablering af værksted og indkøb af værktøj.

Der er opstået et problem med kommunen i.f.t at få lov til at bygge værkstedsfaciliteter. Kommenen har møde med en arkitekt torsdag d. 27/6 for en afklaring. Vi afventer svar fra kommunen. Der betales ikke for lokalerne før det hele er på plads

Diverse:

Regelsættet for VCM trænger til en opdatering. Det vil blive gennemgået snarligt af bestyrelsen. Prioriteres til næste bestyrelsesmøde.
Peter sender det ud til bestyrelsen til gennemlæsning.

VCM ejendele: Mikkel udarbejder en liste over, hvad klubben ejer og hvor det befinder sig. 25/6: Mikkel har udarbejdet listen. VCM ejendele flyttes hurtigst muligt fra Jørgen Krogh til container i klubhuset.

Der var enighed i bestyrelsen om, at gamle klubtrøjer med reklamer skal udfases til brug i.f.m klubtræninger i løbet af 2019.

Der opfordres at der sættes fokus på ”go´ stil” på landevejen. Vi vil gerne bevare vores gode renommé i lokal området og andre steder.

Næste møde:

Mandag d. 2. september 2019 kl. 18.30, hos Lars Bach